Freelancer-Stundensatz-Rechner: Was Sie verlangen müssen, um Ihr Zieleinkommen zu erreichen

"Wie viel sollte ich pro Stunde berechnen?" ist wahrscheinlich die am schlechtesten beantwortete Frage der Selbstständigkeit. Die häufigste Antwort — das gewünschte Gehalt durch 1.800 Stunden teilen, die theoretische Zahl der in einem Vollzeitjahr gearbeiteten Stunden — ist fast immer falsch, und zwar in nur eine Richtung: Sie unterschätzt systematisch den tatsächlich nötigen Satz. Dieser Rechner rekonstruiert die korrekte Berechnung, Posten für Posten, damit keiner davon implizit bleibt oder vergessen wird.

Warum der "naive" Stundensatz falsch ist

Die Rechnung Gehalt ÷ 1.800 Stunden beruht auf zwei stillschweigenden Annahmen, die beide in der Praxis falsch sind. Die erste: dass jede gearbeitete Stunde eine einem Kunden in Rechnung gestellte Stunde ist. Tatsächlich fließt ein erheblicher Teil der Arbeitszeit einer selbstständigen Person in Aufgaben, die keinen unmittelbaren Umsatz generieren — Akquise, Angebote, Verwaltungsaufwand, Marktbeobachtung, Weiterbildung. Dieser Anteil variiert je nach Tätigkeit und Berufserfahrung, ist aber nie null, und wird von denjenigen, die nach einer Angestelltenlaufbahn die Selbstständigkeit entdecken, oft stark unterschätzt — dort existiert diese Zeit ebenfalls, bleibt aber unsichtbar, weil sie bereits durch das Gehalt abgegolten ist.

Die zweite falsche Annahme: dass abgerechneter Umsatz dem Nettoeinkommen entspricht. Dazwischen liegen Sozialabgaben und Steuern, die je nach Rechtsform und Land zwischen einem Viertel und der Hälfte des abgerechneten Umsatzes ausmachen können — sowie Betriebsausgaben, die noch vor jeder Steuerberechnung hinzukommen. Eine Rechnung, die diese beiden Ebenen ignoriert, führt mechanisch zu einem angezeigten Satz, der etwa halb so hoch ist wie tatsächlich nötig, um das gewünschte Einkommen zu erreichen.

Die tatsächliche Abrechnungsquote

Das Schlüsselkonzept zur Korrektur dieser Rechnung ist die Abrechnungsquote (oder abrechenbare Auslastung): der Anteil der gesamten Arbeitszeit, der sich in tatsächlich einem Kunden in Rechnung gestellten Stunden niederschlägt. Regelmäßig unter selbstständigen Beraterinnen und Beratern verschiedener Branchen durchgeführte Erhebungen verorten diese Quote im Durchschnitt irgendwo zwischen 55 % und 75 % für eine etablierte Tätigkeit — selten darüber, nie dauerhaft bei 100 %. Zu Beginn der Selbstständigkeit, wenn der Kundenstamm noch im Aufbau ist, liegt diese Quote oft deutlich niedriger: Die Akquise nimmt im Verhältnis zur abgerechneten Zeit überproportional viel Raum ein.

Diese Quote ist kein hinzunehmendes Schicksal, sondern ein zu messender Parameter: Wer, und sei es nur näherungsweise, über einen Monat oder ein Quartal Buch über die tatsächlich abgerechnete Zeit führt, erhält eine weit verlässlichere Schätzung als aus dem Bauch heraus. Es ist auch ein Hebel zum Handeln: Die Abrechnungsquote zu verbessern (durch Delegieren der Verwaltung, Professionalisierung der Akquise, Aufbau eines Stamms wiederkehrender Kunden) wirkt sich oft direkter und schneller auf das Nettoeinkommen aus als eine Erhöhung des Stundensatzes selbst, der früher oder später an die Zahlungsbereit schaft des Marktes stößt.

Nicht abrechenbare Zeit, Posten für Posten

Nicht abrechenbare Zeit beschränkt sich nicht auf die Akquise. Dazu gehören Verwaltung und Buchhaltung, Marktbeobachtung und kontinuierliche Weiterbildung (in den meisten Berufen unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben), Gespräche mit potenziellen Kunden, die am Ende nicht unterschreiben, das Verfassen von Angeboten und — oft vergessen — unbezahlte Ausfallzeiten: Krankheit, persönliche Zwischenfälle, ruhige Phasen zwischen zwei Aufträgen. Eine abwesende angestellte Person wird weiterbezahlt; eine abwesende selbstständige Person stellt an diesem Tag nichts in Rechnung — weshalb es sinnvoll ist, diese Phasen bereits bei der Satzberechnung einzuplanen, statt sie erst hinterher auf dem Kontoauszug zu entdecken.

Die Betriebsausgaben, die man vergisst

Über die offensichtlichen monatlichen Ausgaben hinaus (Software, Versicherung, geschäftlicher Internetanschluss) sind manche Kostenposten unregelmäßig und werden deshalb in einer schnellen Rechnung leicht vergessen: die Erneuerung der Computerausrüstung alle drei bis fünf Jahre, gelegentliche, aber kostspielige Weiterbildungen, die Steuerberaterkosten zum Jahresabschluss, ein möglicher Beitrag zu einer Berufskammer oder eine branchenspezifische Versicherung. Bewährte Praxis ist es, diese unregelmäßigen Ausgaben über das Jahr zu glätten, um eine realistische Jahressumme zu erhalten, statt nur das zu zählen, was monatlich per Lastschrift abgeht — genau das leistet dieses Rechenfeld "jährliche Betriebsausgaben".

Ausführliches Zahlenbeispiel

Nehmen wir ein Netto-Zieleinkommen von 45.000 pro Jahr (in der Währungseinheit Ihrer Wahl), 220 Arbeitstage im Jahr zu je 8 Stunden, eine Abrechnungsquote von 65 %, 6.000 jährliche Betriebsausgaben und einen Steuer- und Abgabensatz von 28 %.

Die abrechenbaren Stunden im Jahr belaufen sich auf 220 × 8 × 65 % = 1.144 Stunden — deutlich weniger als die 1.760 theoretischen Stunden (220 × 8), die eine Rechnung ohne Berücksichtigung nicht abrechenbarer Zeit nahelegen würde. Der Grundbedarf (Netto-Zieleinkommen + Betriebsausgaben) beträgt 51.000. Ein Sicherheitspuffer von 10 % fügt 5.100 hinzu, wodurch sich der Gesamtbedarf auf 56.100 erhöht. Sobald dieser Betrag "brutto hochgerechnet" wird, um den Abgabensatz von 28 % zu decken, erreicht der im Jahr abzurechnende Umsatz rund 77.917.

Bezogen auf die 1.144 abrechenbaren Stunden ergibt das einen Stundensatz von rund 68, beziehungsweise einen Tagessatz von rund 545 für einen vollständig abgerechneten Tag. Zur Aufschlüsselung dieses Umsatzes: Das Nettoeinkommen macht etwas mehr als die Hälfte des gesamten abgerechneten Betrags aus, Steuern und Abgaben verschlingen etwas mehr als ein Viertel, und Betriebsausgaben sowie Sicherheitspuffer teilen sich den Rest. Dieser letzte Punkt überrascht oft: Über 40 % des abgerechneten Umsatzes fließen woanders hin als in die Tasche der freiberuflichen Person — ein Anteil, den eine Rechnung "Gehalt ÷ Stunden" nie offenlegt.

Wie man eine Satzerhöhung ankündigt

Ist der Satz erst einmal korrekt neu berechnet, erfordert seine Ankündigung gegenüber bestehenden Kunden einen anderen Ansatz als die bloße Mitteilung einer neuen Zahl. Die Erhöhung mit der tatsächlichen Entwicklung Ihrer Kosten und Ihres Mehrwerts zu begründen (neue Kompetenzen, bessere Effizienz, nachweisbare Ergebnisse) statt mit einer vagen Formel ("die Lebenshaltungskosten steigen"), stärkt ihre Legitimität. Ausreichend im Voraus anzukündigen — je nach Art der Beziehung ein bis drei Monate — gibt dem Kunden Zeit, sie im eigenen Budget einzuplanen, statt sie erst auf einer Rechnung zu entdecken. Die Erhöhung auf neue Aufträge anzuwenden statt mitten in einem laufenden Auftrag vermeidet den Eindruck, die Regeln würden unterwegs geändert. Und schließlich wird eine schrittweise, regelmäßige Erhöhung (zum Beispiel jährlich, im Rahmen einer geplanten Tarifüberprüfung) fast immer besser aufgenommen als eine seltene, aber drastische Erhöhung, die durch jahrelanges Ausbleiben einer Anpassung nötig geworden ist.

Was der Vergleich mit einer Festanstellung zeigt

Der hier berechnete Satz übersteigt, sobald man ihn mit dem Gehaltsäquivalent für dasselbe Nettoeinkommen vergleicht, fast immer deutlich den Wert eines Angestellten-Arbeitstages — und das ist zu erwarten, keine Anomalie der Rechnung. Eine angestellte Person erhält ihr Gehalt an bezahlten Urlaubstagen und Feiertagen, ohne zu arbeiten; ihre Arbeitgeberbeiträge und ihre Sozialversicherung werden vom Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt finanziert; ihre Ausrüstung, ihre Software und ihre Weiterbildung trägt meist das Unternehmen. Ein freiberuflicher Tagessatz muss, zusätzlich zum angestrebten Nettoeinkommen, all das finanzieren, was die Festanstellung unsichtbar macht, weil jemand anderes es im Hintergrund übernimmt. Diesen Unterschied zu verstehen, statt ihn nur als hohe, gegenüber Kunden zu rechtfertigende Zahl wahrzunehmen, hilft dabei, einen Satz festzulegen, der nicht schon in der ersten nicht abgerechneten Urlaubswoche zusammenbricht.

Häufig gestellte Fragen

Warum kann mein Stundensatz nicht einfach "Wunschgehalt ÷ 1.800 Stunden" sein?

Weil diese Rechnung voraussetzt, dass 100 % Ihrer Arbeitszeit einem Kunden in Rechnung gestellt werden – was in der Praxis nie der Fall ist: Akquise, Angebote, Verwaltung, Weiterbildung und unbezahlte Krankheitstage nehmen einen echten Teil Ihrer Zeit ein. Sie setzt außerdem voraus, dass der abgerechnete Umsatz direkt Ihrem Nettoeinkommen entspricht, und ignoriert dabei Abgaben, Steuern und Betriebsausgaben. Eine solche "naive" Rechnung unterschätzt systematisch den tatsächlich nötigen Satz – manchmal um 50 % oder mehr.

Was genau ist die "Abrechnungsquote"?

Der Anteil Ihrer Arbeitszeit, der tatsächlich einem Kunden in Rechnung gestellt wird, ausgedrückt als Prozentsatz der gesamten Arbeitszeit. Eine Quote von 65 % bedeutet: Von 8 an einem Tag gearbeiteten Stunden sind rund 5,2 Stunden abrechenbar, 2,8 Stunden entfallen auf nicht abrechenbare Aufgaben (Akquise, Verwaltung, Weiterbildung). Diese Quote schwankt je nach Tätigkeitsfeld und Erfahrung stark: zu Beginn der Selbstständigkeit oft niedriger (die Akquise nimmt verhältnismäßig mehr Raum ein), verbessert sie sich meist mit einem gefestigten Kundenstamm, erreicht aber nie dauerhaft 100 %.

Welche Betriebsausgaben sollte ich einbeziehen?

Alles, was Ihre Tätigkeit unabhängig von der Stundenzahl kostet: Computerausrüstung und deren Abschreibung, Software-Abonnements, Berufshaftpflichtversicherung, Büro oder Coworking-Space, nicht weiterberechnete Reisekosten, Steuerberatung, Weiterbildung, Beiträge zu einer Berufskammer. Der häufigste Fehler ist, unregelmäßige Posten zu vergessen (Erneuerung der Ausrüstung alle drei bis vier Jahre, gelegentliche Weiterbildungen) und nur die offensichtlichen, wiederkehrenden monatlichen Ausgaben zu zählen.

Wie bestimmt dieser Rechner den Steuer- und Abgabensatz?

Er bestimmt ihn nicht — Sie geben ihn selbst ein. Rechtsform, Land und Einkommenshöhe lassen diesen Satz erheblich schwanken, und keine steuerliche Regel ist in diesem Tool fest codiert. Der Abgabensatz wird als pauschaler Prozentsatz auf den abgerechneten Umsatz behandelt — es liegt an Ihnen, eine realistische Schätzung für Ihre Situation einzugeben (Ihr Steuerberater oder die zuständige Behörde sind die verlässlichen Quellen für diese Zahl).

Was ist der 10%ige "Sicherheitspuffer"?

Ein pauschaler Puffer, der vor Berechnung des Satzes zum Grundbedarf (Netto-Zieleinkommen + Betriebsausgaben) hinzugefügt wird, um Unwägbarkeiten abzufedern, die kein anderer Parameter explizit erfasst: eine unbezahlte Rechnung, einen besonders schwachen Monat, Ausrüstung, die dringend ersetzt werden muss. Es ist weder eine Steuer noch eine Abgabe — es ist strukturelle Vorsicht, die dem Umstand Rechnung trägt, dass die Selbstständigkeit keinen der automatischen Schutzmechanismen einer Festanstellung bietet.

Wie liest man den Vergleich mit einer Festanstellung?

Er rechnet Ihr Netto-Zieleinkommen in ein gleichwertiges Bruttogehalt um und verteilt dieses Bruttogehalt dann auf alle "bezahlten" Tage einer angestellten Person — Arbeitstage UND bezahlte Urlaubstage, da eine angestellte Person auch an Tagen bezahlt wird, an denen sie nicht arbeitet. Das Ergebnis (der "Wert eines Angestellten-Arbeitstages") wird dann mit Ihrem freiberuflichen Tagessatz verglichen: Die Differenz, fast immer deutlich positiv, zeigt, warum eine selbstständige Tätigkeit pro Arbeitstag strukturell mehr verlangen muss als eine vergleichbare Festanstellung — bezahlten Urlaub und Arbeitgeberbeiträge in der Rechnung inbegriffen.

Kann der Rechner mir auch das Gegenteil sagen: wie viel ich bei einem bestimmten Satz netto verdiene?

Ja, das ist die Umkehrfunktion der Hauptberechnung: Ausgehend von einem Stundensatz, der abrechenbaren Zeit, den Ausgaben und dem Abgabensatz rekonstruiert sie das entsprechende jährliche Nettoeinkommen. Nützlich, um schnell zu prüfen, ob ein von einem Kunden vorgegebener (oder bei der Konkurrenz üblicher) Satz mit Ihrem Zieleinkommen vereinbar ist, ohne die Rechnung von Hand in die andere Richtung wiederholen zu müssen.

Sind die 3 voreingestellten Profile (Einsteiger / erfahren / Experte) für meine Branche verlässlich?

Es sind indikative Ausgangspunkte, keine Marktdaten: Sie zeigen vor allem, wie sich Abrechnungsquote und Zieleinkommen typischerweise mit der Erfahrung entwickeln (mehr abrechenbare Zeit, höheres Zieleinkommen) — keine Referenzsätze für einen bestimmten Beruf. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen, sobald Sie eine realistische Schätzung haben — der Rechner bleibt unabhängig von der Branche korrekt, nur die Eingabeparameter müssen Ihre tatsächliche Situation widerspiegeln.